「これ、いらない資料じゃね？」と思ったら、作るのをやめる

サラリーマンにとって多くを占める業務、それは「資料づくり」です。

この「資料づくり」の中には、各部員の報告書をまとるような仕事もあれば、上司を説得させるための企画書だったり、会議で説明するためのパワーポイントだったり、データーベースへの蓄積だったり、あらゆる物が含まれます。

しかし、これらは「いらない資料」の可能性があるのです。

今回はそんな「いらない資料」をテーマにお話しします。

いらない資料とは？

あなたは、いらない資料とはどんな内容を想像しますか？

いらない資料とは、以下のようなものを指します。

こう考えると、あなたの周りにもたくさんの「いらない資料」が存在するのではないでしょうか？

例えば、上司を説得するためだけに体裁を整えた資料。

これ、「元々のデータをそのまま使えば良いんじゃね？」と思ってしまいます。体裁を整えるだけに1時間や2時間かけるのってめちゃくちゃ馬鹿らしいです。

あとは、見ることのない資料。これも一度上司に言われて、ルーティンワークとして作り続けている人がいますが、はっきり言って意味ないと思います。

たまに、その資料作りのキッカケとなった上司が異動して既に部署内にいないにも関わらずに、作り続けている人を見ますが、何のためにやっているか意味不明です。

もちろんその資料が常に見られている重要な物である場合は別ですよ。

しかし、残念ながら多くの資料は「意味のない資料」である事が多いと感じます。

先述した「いらない資料」をあなたが作り続けているとしたら、すぐにでも作るのをやめたほうが良いです。

そのような資料を作ってもあなたの評価は上がりませんし、生産的な仕事をしているとは言えません。

そして、このようなムダに気づくためには、「この資料がなかったらどのような影響が出るか？」という目線で職場を見渡す事が大切です。

資料作りに限らず、仕事というものは誰かが始めたら、その後は踏襲して代々引き継がれていく傾向にあります。

始めた時は「必要な仕事」でも、今では「必要のなくなった仕事」である場合もあるのです。

このように仕事にも定期的な棚卸しを行い、それが今でも必要な仕事なのか見極めることも、無駄をなくす取り組みなのです。